L’affichage des prix de vos prestations
La liste détaillée des prestations que vous proposez ainsi que leur prix doivent être affichés au lieu d’accueil de la clientèle (bureau et/ou salle d’attente), sur un document dédié.
Ils doivent être visibles et lisibles.
− Franchise de TVA
Si vous êtes en régime de franchise de TVA, vous devez préciser la phrase « TVA non applicable, article 293b du Code Général des Impôts ».
– Montant supérieur ou égal à 25€
Enfin, vous devez préciser la phrase suivante : « En vertu de l’arrêté n°83.50/A du 03/10/1983, une note vous sera remise pour toutes les prestations dont le montant total est supérieur ou égal à 25€ TTC – En dessous de cette somme, une note vous sera remise sur simple demande ».
– Les différents supports
Toutes ces informations doivent être cohérentes avec vos dépliants, votre site internet, les annuaires professionnels auxquels vous êtes abonnés, etc.
La facturation
Comme vu ci-dessus, la facturation est obligatoire pour toutes les prestations dont le montant total est supérieur ou égal à 25 € TTC.
Elle devra être établie en français et en double exemplaire.
– Pour être valable administrativement
Pour être valable, elle doit comporter un certain nombre de mentions légales obligatoires définies par l’article L441 A3 du code de commerce
- La date de rédaction de la note
- Le nom et l’adresse du prestataire, le numéro de SIRET de ce dernier
- Le nom et l’adresse du client
- La date et le lieu de l’exécution de la prestation
- Le décompte détaillé de chaque prestation sa dénomination et son prix unitaire, le montant total HT (si vous êtes assujettis à la TVA) et TTC.
La facture doit être remise après la fin de la prestation et avant le règlement, elle devra être tamponnée et signée par vos soins.
– Délais de conservation
Les factures doivent en principe être conservées 3 ans, mais un délai de 10 ans est conseillé pour pouvoir répondre à n’importe quelle demande de l’administration (chacune ayant des délais différents).
La comptabilité
Elle est obligatoire, même si vous êtes en régime de micro-entreprise.
– Micro-entreprise
Dans le cadre de la micro-entreprise, la comptabilité est simplifiée et elle se limite à la tenue d’un livre de recettes, d’un registre des achats et à la conservation des justificatifs afin de prouver la véracité des enregistrements effectués.
La tenue de ces différents registres doit être faite par ordre chronologique
Vous avez à votre disposition soit des supports papiers, soit des modèles officiels que vous pouvez télécharger proposés par l’administration fiscale, soit des logiciels comptables (logiciel conforme, gratuit et français Henrri).
– Professions libérales
Pour les professions libérales, il est conseillé de faire appel à un comptable, un expert-comptable ou une AGA pour faire établir votre comptabilité. Mais, tout comme la micro-entreprise, vous devez tenir un journal de caisse et conserver toutes vos factures de dépenses.
– Un compte bancaire dédié à votre activité pro
Enfin, que ce soit en micro-entreprise, ou en profession libérale, il est obligatoire d’avoir un compte dédié à votre activité.
Pour la micro-entreprise, il n’est obligatoire qu’à partir de 10 000 euros de CA pendant 2 ans d’affilée.
Il n’est pas obligatoire que ce soit un compte dit « professionnel », vous pouvez opter pour un second compte courant pourvu qu’il ne contienne que les écritures bancaires dédiées à votre activité.
La médiation à la consommation
Depuis quelques années il est obligatoire pour un professionnel de souscrire un contrat de médiation à la consommation.
Nous vous renvoyons à la fiche dédiée à cette obligation (bientôt disponible).
Les conditions générales de ventes CGV
Nous vous invitons à consulter notre page CGV pour accéder à toutes les informations concernant ce sujet.
Le RGPD (gestion des données clients)
Depuis le 25 mai 2018, le Règlement Européen sur la Protection des Données est entré en application dans tous les pays de l’Union Européenne.
Une procédure est à mettre en place pour garantir une utilisation des données respectueuses de la vie privée de vos clients. Le site de la CNIL ou notre partenaire l’UPSME vous guident dans les différentes étapes.
Les règles du RGPD s’appliquent lorsque les données personnelles que vous recueillez sur vos clients sont utilisées, conservées ou collectées numériquement ou sur support papier. Ceci est valable dans votre bureau, votre cabinet sur votre site internet, vos mailings, vos sms…
Dans votre cabinet, vous devez afficher la manière dont vous gérez les données personnelles. Vous devez décrire les conditions de stockage et de traitement des données, s’assurer de l’accord explicite des clients pour saisir, stocker et détenir des données individuelles.